オンラインミーティングの会話の仕方

最近フルリモートで作業する関係でオンラインで話す機会が増え、そのオンラインミーティングの慣れてる人や慣れてない人など色々な場面を見ていて少し思うところがあったので、ちょっとメモしてみます。

最近は現役のIT関係者などだけでなく、求職中の人や新社会人でも、職種などに関わらずWeb会議やWeb面談を求められる機会が多いです。
色々な人と会話していると、「あ、この人はオンライン会議の経験が長いな」「リモートでの配信や会話を多く見たり参加したりしてるな」と感じる点がいくつかあります。
逆に言えば、この辺を意識していれば、急なWeb会議などでも場慣れしてる感を出せるし、全体の進行や会話の主導権を握りやすいとも言えますので、それがどういった点なのかを記憶を掘り起こしつつまとめてみました。
Web会議・Web面談に苦手意識が有る方の参考になれば幸いです。

■会議の前

  • 音声と映像まわりの準備
    必要十分な性能のマイクとスピーカーを準備し設置します。このご時世、特にIT関連の場合はこのへんの準備は身支度やマナーのレベルです。
    PC内蔵の物でも十分(むしろメーカーが設計しているので相性やバランスが良いことも多い)ですが、環境に応じてヘッドセットやイヤホン、音質のいい指向性マイクなどがあるとストレスも少ないですし相手への(声の)印象も良くなります。
    とにかくまず、通話ツールにテスト機能があるなら音声とカメラのテスト、気心の知れた仲間が居るなら誰かと通話テストなどをして、最低でも声のやり取りは自然にできる環境を確保します。
    最近はヘッドセットやマイク付きイヤホンの互換性も上がっていて、繋げばすぐ使えるものがほとんどなのでトラブルは少ないですが、集音マイクで多人数参加、同じ室内から複数名で個別に参加、などの場合は音声のループバック(よくハウリングやエコーと呼ばれるアレ)が起こりがちです。
    会議始まってから音声の問題に気付いたりするのは「普段から使ってません」「準備やテストもしてませんでした」「他の用事のほうが大事でこの会議の優先度は低くみてます」という印象を与えかねないので、事前準備は万全を期す事をおすすめします。

※音声のループバックについて

簡単に言えば、どこかのスピーカーから出た音声をどこかのマイクが拾って再配信し、それがまたスピーカーから出てマイクに・・・というループが起こる現象です。ウワンウワンウワン、キーンキーンキーンとコダマのように繰り返し、ゲインによっては収束せずにどんどん大きくなって爆音になる(しかも全員に配信される)結構迷惑なトラブルです。

もしこの現象が起きた時、自分の通話が発話中(自分が発言中になっている=自分が発信源になっている)と気付いたら即マイクをミュートします。
慣れている参加者がトラブルシュートしてくれると思いますが、これが起こるとトラブルシュートの会話すら出来なくなるので、音声に問題が起きたらまず自分のマイクを疑いましょう。自分が発信源だった場合は、マイクのゲインを下げる、スピーカーのボリュームを下げる(あるいはイヤホンなどに変えてマイクに音が入らないようにする)などの対策が必要です。
通話ツールの仕様にもよりますがセルフテスト(事前の音声テストなど)だけでは再現しない事もありますし、特に声の大きい相手が居たときだけ発生するなどの場合もあるため、仕組みを理解して臨機応変に対応する必要があります。

■会議の開始

  • オンライン会議に入るタイミング
    慣れていれば予定時間ぴったりに接続するのも有りですが、不慣れな場合は3~5分ほど前から接続待機しておきます。
    理由は、音声や映像の不具合、事前の共有資料の配布などがある場合に備える為です。
    音が聞こえない、映像が入らない、変なループバックが起こる、みたいな技術的な問題が起きた場合、その解決に大抵3分程度はかかります。定時に揃った他のメンバーを待たせることの無いよう、不慣れな人やアウェイ側の立場の人は少し早めに入っておくと吉だと思います。
    トラブルなどがなく手持ち無沙汰になっても、早めに到着した人同士で軽く挨拶しつつアイスブレイクしておくと、本番の入りもスムーズになります。
  • 映像と音声確認
    GoogleMeet なり Zoom なり Teams なり Discord なり、ツールに限らず、オンラインで繋がったら「こんにちは、○○です、よろしくお願いします~」などの軽い挨拶をしつつ、他の参加者に
    「そちらの音声聞こえています。こちらの音声問題ありませんか?」
    「映像と音声は良好です。こちらの映像と音声はいかがでしょうか?」
    と先ず通信状態を確認します。問題が有るようならこの段階で直ぐ対応します。
    とにかく最初にこれを行う理由は、「声なり映像なりが届いていないと、まともに挨拶もできない=会議がスタートすらしない」からです。
    このチェックは、場馴れした司会役がいる場合はその人が率先して行う場合もありますが、初対面かつ複数名だったりする場合はみんなミュートのまま様子伺いになってしまい、いざスタートしようとして「あれ?」となる事があります。

■会議中

  • 相槌の量
    対面での会話の感覚で相槌を打ちすぎると、オンラインでの会話の妨害になる場合があります。
    オンライン会議ツールでは、音声を発した人にフォーカスが移る機能があります。誰かが話している時に「はい、はい、うん、ですよね」などと必要以上の相槌を入れると、その瞬間だけ相槌を入れた人にフォーカスが移り、場合によってはメインで話している人の声にダッキング(音声が被った時に音量を下げる機能)が働き、他のメンバーも聞きにくくなっているかもしれません。
    また、オンライン会議には仕様上ラグが存在します(衛星中継みたく、問と答えに時間差が出来るアレ)から、自分はタイミングよく相槌を入れているつもりでも、周りや相手は変なタイミングのツッコミに感じてイライラしているかも。
    映像付きの場合は頷きや表情、身振り手振りで「聞いてます、同意です、なるほど!」などの感情を伝えるようにすると自然です。
    自分に向けた話である場合や特に名指しで話をしている場合は、相手の呼吸を見て時折簡潔な相槌を入れるのは良いですが、相手を遮らないようタイミングに注意する必要があります。
  • 会話への割り込み
    話を聞いている時に疑問点や懸念点が出てきたり、指摘や反論をしたくなるときがあります。
    対面であれば自然に割り込めるものですが、オンラインの場合は上記の通りラグやダッキングの仕様があるため、自分は自然に発言したつもりでも相手や周囲は不躾なマウントに感じる時があります。
    何か発言したい事があっても、相手が最後まで話し終わるまで聞きつつ内容を頭に中で整理し、一段落のタイミングで
    「その件についていいですか」「補足します」
    などと丁寧に入るのが理想です。
    また、自分が話をする場合も、上記のようなリアクションが有ることを想定し「ここで話が一段落しますよ」というのを声や話の調子で分かりやすくすると、他の参加者の発言を促しやすくなります。
  • 会話のターゲットを明確に
    オンライン会議ではリアル対面と違い、目線、身体の向き、仕草で話のターゲットを暗に示すことが出来ません。
    「え?今の話って誰に聞いてんの?私が答えるの?」という会話のお見合いが起こると何かと面倒です。
    不自然に感じるかもしれませんが、
    「○○さん、××の件ですが~」
    「○○さん、どう思いますか?」
    「○○チームの方に確認ですが~」
    「皆さんに伺いますが~」
    などと、話のターゲットを明確にした上で本題を話すようにします。
    自然にターゲットを示した話が出来ると会話の流れもスムーズですし、場慣れ感も出せます。
    なお会話の流れや内容から「言わんでも分かるやろ」という場合は上記の限りではないですが、相手が注意を逸している可能性もあるため、急なパスにならないよう空気感から配慮しましょう。
  • 情報の共有
    オンライン会議なら資料データの送信や画面の共有、関連URLをチャットで送るなど、その場での情報共有ができる場合があります。
    面談や面接のような場にはそぐわないかもしれませんが、会議中なら「じゃあちょっと画面共有して説明しますね」「取り急ぎ、今資料送ります(送りました)」みたいな事が喜ばれる場合もあります。
    探すのに時間が掛かる場合の除き「後でメールで送ります」はちょっとかっこ悪いです。慣れてる人ほど「手元にあるなら今共有してよ」と感じると思います。

■会議の終わり

  • タスクと予定の確認で締めの空気に持っていく
    オンラインに限りませんが、「ではこのあと○○しますね」「○○するので確認したら連絡ください」など、会議や面談が終わったあとの事を口に出しておきます。
    これはタスクの共有、タスク実行の責任の所在の明確化と周知、お互いの行動の時間軸の共有、といった意味があります。
    「ちゃんとこの会議の内容を聞いていたよ」「やるべきことを理解してるよ」「このあともよろしくね」といった事を暗に示し、会議をポジティブな雰囲気で締めの空気に持っていけます。
  • 終了の仕方
    どうしても「ありがとうございました~」「いえいえ~」「あと~の件もよろしくです」「ところで~」のような雑談が無駄に続いてしまう事があります。
    特に人数が多いと、話すことが無くなってしまってつい雑談や個別の会話に脱線してしまう場合も多く、そのモードに入るとダラダラと時間を無駄に使ってしまいます。
    そういう空気になりそうになったら、誰か一人でも
    「今回の議題は以上ですね。ありがとうございました。では失礼致します。」
    と言ってクールに去ると、他の面子もそれに習ってスムーズに終了することが多いです(司会役にやってもらえると助かる)。言い忘れていたことや思い出したことは別途個別に会話すれば良いので、全員で話すべき用事が終われば残る意味はありません。
    もちろん、これについては良し悪しは無いため、参加者や空気感次第ではあります。
    ただし、面談や面接の場合は招待された側(取引先の場合は立場が上の側、採用関係の場合はエントリー側)が切断して退室するのを待ちますので、「本日はありがとうございました」などのキーワードが出たら、変に気を使わずに「お時間頂き有難うございました。では失礼します」などと言ってスッと切断すればOKですし、相手も助かります。
    この辺は電話の切り方に似てますね。

上記のような点を抑えてから臨めば、Web会議慣れしている人たちとの会話にも溶け込んでいけると思います。
補足やツッコミは受け付けますが、あくまで個人主観のメモ書きなのはご了承ください。

 

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